Automatizaciones

35 a 45 minutos por contrato

5 minutos

25 a 35 minutos por proveedor

5 minutos aprox por proveedor

20 minutos por proveedor

1 minuto (se llena automatico)

20 minutos por proveedor

1 minuto (se llena automatico)

15 a 20 minutos por release

5 minutos aprox por release

35 a 45 minutos por contrato

5 minutos aprox por contrato

N/A

10 minutos por contrato

No existia - se podia demorar más de media hora

5 minutos

El proceso de evaluo de proveedor toma aproximadamente 30 minutos por proveedor

Se estima una reducción de 20 minutos por proveedor evaluado

Alrededor de 20 minutos por persona

Al rededor de 5 minutos por persona - No incluye proceso de firmas

Proceso manual y por correo, se estima unos 30 minutos por diligenciamiento de terna

Se estima que reduzca el tiempo a 10 minutos por terna - Se agiliza el proceso para coordinadores de proyecto

Proceso estimado en el mismo tiempo

Se agiliza el proceso para el lector/usuario

Proceso manual de consulta uno por uno.

Se procesan en masa

N/A

Búsqueda avanzada de la locación teniendo una estimación solar directamente desde google.

Se llenaba el documento manual y no se tenia un control de que se llenara en el momento del daño o perdida.

Formulario intuitivo que genera el documento automaticamente reduciendo los errores al llenar el formato.

N/A

N/A

No existía.

Se introduce el prompt básico y la inteligencia artificial te lo convierte en un prompt master avanzado,

N/A

N/A (Recursos de prueba)

N/A

N/A (Recursos de prueba)

Alrededor de 1 hora por elemento. Entre 1 y 2 meses en enviarlo

En llenar la base de datos 5 minutos, en tener la ficha técnica entre 2 y 3 minutos

Cada carta se demoraba alrededor de 5 minutos por carta, con posibilidad de errores humanos en digitación de datos

La automatización hace que la generación de cartas sea masiva y se demore entre 1 y 2 minutos en total.

Proceso solía demorarse alrededor de 1 hora entre todo lo que implicaba el proceso de alquiler de bodega

La automatización permite que el proceso se demore alrededor de 10 - 20 (dependiendo de lo que se saque)

no existía antes

Facilita el proceso de entregas y de revisión de lo alquilado

no existía como tal

Facilita la elección de los alquileres de una manera veloz y óptima

No existía este proceso

Permite que quienes necesiten el recordatorio, lo tengan un día antes

Diligenciar la base inicial tomaba alrededor de 1 hora, y no siempre contabamos con toda la información creando gráficos incompletos

Proceso automatico que se alimenta de las bases de los otros departamentos, evitando omisión de información

2 horas. Entre transcribir de papel a digital y actualizar 2 pestañas de Sheets

Alrededor de 10 minutos en transcribir info, automatico en las dos pestañas

10 minutos

Ahora el proceso dura entre 1 y 2 minutos y está ligado a la pre-factura

El diligenciamiento de la tabla se demoraba alrededor de 5 minutos por persona, con posibilidad de errores humanos en digitación de datos

La automatización hace que el diligenciamiento sea automático ya que parte de la tabla inicial, evitando doble digitación de información

El diligenciamiento de la tabla se demoraba alrededor de 5 minutos por persona, con posibilidad de errores humanos en digitación de datos y omisión de personas por falta de información

La automatización hace que el diligenciamiento sea automático ya que parte de la tabla inicial, evitando doble digitación de información

Envió por correo ocasional para notificar actualización.

Se consolida la misma información actualizada en todas las bases.

Carpeta general cada uno buscaba su factura entre muchas.

Se visualizan las facturas, pero ahora se tiene un control para poder descargarla generando un registro y evitando que una factura se descargue dos veces por error humano.

15 a 20 minutos aprox.

9 minutos y medio.

15 a 20 minutos aprox.

9 minutos y medio.

10 minutos aprox.

6 minutos y medio.

10 a 15 min aprox

5 minutos

10 a 15 min aprox

10 minutos

8 horas, por los certificados del bimestre

1 hora y media

5 minutos por certificado

1 minuto es automático

Envió manual uno por uno.

50% en tiempo de envió en grandes cantidades.

15 minutos el descargue de cada reporte, y la digitación de cada concepto en el informe con el que al final se hace el cruce para validación.

Proceso de comparación en grandes cantidades al mismo tiempo. 5 minutos aprox por lote de 10 archivos.

No existía.

50% por trabajador contratado en los procesos de consulta y elaboración de búsquedas.

Bases de datos dispersas generando información desactualizada y revisión constante.

La automatización redujo el proceso en un 60%, minimizando errores y duplicados. Con los soportes cargados directamente en el sistema.

Trabajo manual.

Creación automática de carpetas, acelerando el proceso de archivo y disminuyendo la carga operativa del equipo.

4–6 minutos para registrar la solicitud manualmente, 3–4 minutos buscando soportes en correos o carpetas, Flujo sin trazabilidad clara entre solicitud, compra y pago

Solicitud registrada en 2–3 minutos en un solo flujo, Soportes centralizados por ticket, Estado de compra visible para todo el equipo

Antes el proceso era totalmente manual, navegando por las carpetas del proyecto hasta encontrarlos.

Redujo el proceso de eliminación de correos externos en un 60% ya que antes se debía entrar a cada subcarpeta y ahora se puede desde las carpetas raíz.

No existia.

5 minutos.

N/A

N/A

no existía

N/A

5 minutos por consulta

2 minutos

5 minutos por consulta

2 minutos

5 minutos por consulta

2 minutos

N/A

N/A

Totalmente manual, generando reprocesos para la creación del perfil.

Reducción del 55%, ya que la automatización asumirá tareas clave como la corrección ortográfica, la organización del formato y la distribución del contenido.

2–3 minutos buscando la información necesaria para cada solicitud, 3–5 minutos recopilando datos del colaborador por WhatsApp o correo, 4–6 minutos registrando manualmente la solicitud en una base o documento, Procesos dispersos que generaban reprocesos por datos incompletos

Solicitud creada en 1 solo flujo (1–2 minutos), Información completa desde el inicio sin validaciones adicionales, Registro automático del ticket en la base central, Estado y seguimiento visibles sin intervención manual

N/A (Migración de archivos)

N/A (Migración de archivos)

10 minutos

3 minutos

5 horas

1 hora